COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Uno de los mayores desafíos de la humanidad a través de la historia ha sido la comunicación, el hombre desde sus inicios ha tenido la necesidad básica de comunicarse con sus semejantes para poder hacer las cosas, siempre hemos tenido que entendernos entre nosotros para lograr acuerdos, tomar decisiones que permitan desarrollar una idea, si no hay acuerdo, difícilmente se pueda dar la acción. Los grandes logros de la humanidad de los que hemos sido testigos a través de la historia han sido producto del consenso entre las personas en el cual han negociado sus intereses particulares para el logro de un bien en común para la mayoría.

La gestión de proyectos también dedica un capítulo a las comunicaciones, con el fin de que la misma sea eficaz, involucre en los diferentes interesados en el proyecto creando enlaces entre los diferentes entornos culturales, organizacionales, intereses, perspectiva y experiencia de los involucrados para que el resultado del proyecto sea el esperado por todos.

El PMBOK y Pablo Lledó en su libro, Director de Profesional de Proyectos dedican un capítulo solamente a las comunicaciones del proyecto, ambos definen los mismos cinco grupos de procesos los cuales son:

1.     Identificar a los interesados. Se identifican todas las personas u organizaciones a quienes el proyecto afecta para determinar sus intereses, expectativas y poder que cada uno pueda tener ya sea positivo o negativo en el desarrollo del proyecto. Toda la información recopilada debe documentarse. 

2.     Planificar las comunicaciones. Se determinan las necesidades de información del proyecto e interesados, y como se dará la comunicación entre ellos.

3.     Distribuir la información. Se coloca la información relevante a disposición de los involucrados del proyecto con el fin de que estén informados de todo lo que va a ocurrir.

4.     Gestionar las Expectativas de los Interesados. Este proceso lo que busca es que exista consenso entre los interesados, satisfaciendo sus requisitos particulares y resolviendo los eventuales conflictos entre ellos.

5.     Informar el desempeño. Se comunica el estado de avance del proyecto, se incluyen informes de estado, mediciones de avance y proyecciones.

1.    Grupo de proceso. Identificar a los interesados.

Entradas.

Las entradas es lo que necesito para iniciar con el proceso, para el grupo 1, identificación de los interesados Pablo Lledó y el PMBOK tienen dos entradas comunes que son:

·         Acta de Constitución del proyecto. Documento que brinda toda la información relevante del proyecto, así como las partes que se ven afectadas y beneficiadas por el mismo.

·         Documentos de adquisición. Tales como contratos con proveedores.

El PMBOK define dos entradas más que son los factores ambientales de la empresa como son la cultura, estructura, y normas con las que se rige. Así como los activos de proceso de la organización que pueden influir en la identificación de los interesados.

Técnicas y Herramientas

Existe una herramienta que ambos utilizan la cual es hacer una matriz de poder versus interés, la cual clasifica a los interesados de acuerdo a los rubros mencionados y nos dice cual es el nivel de atención que el director de proyecto debe dar a cada grupo para evitar inconvenientes que afecten al proyecto. Pablo Lledó indica que “la identificación y gestión de los interesados es clave para un proyecto exitoso”.

Salida.

El resultado fundamental de este proceso es el registro de interesados donde se recopila el nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas y cuota de poder, en otras palabras que tanto una determinada persona va a ayudar u obstaculizar el proyecto para darle el trato requerido y minimizar cualquier situación negativa.

2.    Grupo de proceso. Planificar las comunicaciones.

Hacer el plan de comunicaciones del proyecto le permite el director de proyecto suministrar la información en el formato adecuado, en el momento justo a quien lo necesita., usando la tecnología y canales definidos en el plan de comunicación para tal fin, evita la pérdida de tiempo por demoras en la entrega de los mensajes.

Entradas.

Pablo Lledó define dos entradas comunes con el PMBOK que son el Registro de interesados y su estrategia de gestión mismas que fueron definidas como las salidas del proceso anterior.

Al igual que el proceso anterior el PMBOK incluye dos entradas más que son los factores ambientales de la empresa como son la cultura, estructura, y normas con las que se rige con el fin de adaptar la comunicación para que todos se entiendan según la cultura y términos que maneja la organización, y también los activos de proceso de la organización que se pueden utilizar como información orientativa a fin de planificar las actividades de comunicación durante el proyecto.

Técnicas y Herramientas

Ambos Lledó y PMBOK definen las mismas.

Análisis de Requisitos de las Comunicaciones. Determina las necesidades de información y canales de comunicación de los interesados del proyecto.

Tecnología de las Comunicaciones. Define el tipo de tecnología que se utilizará para distribuir la información. Ejemplo. conversaciones breves, reuniones prolongadas, documentos escritos, cronogramas, o bases de datos. Depende del entorno, disponibilidad tecnológica y competencias del personal.

Modelos de Comunicación. La comunicación fluye entre emisor quien emite el mensaje y el receptor que lo recibe. Se ve afectada por la codificación del mensaje por el receptor, medio de transporte del mensaje, interferencias que pueda tener el mensaje, y la buena decodificación que logre hacer el receptor.

Métodos de Comunicación. Diferentes formas de que el mensaje llegue a su destino que puede se por intranet, correo electrónico, chat, comunicación tipo empuje y jale.

Salida.

El resultado primordial de este proceso es el Plan de gestión de las Comunicaciones, donde se define en forma detallada como se va a dar el flujo de información a todos los niveles dentro del proyecto definiendo las técnicas y tecnología a utilizar, de manera que se minimicen los atrasos o interferencias en el proceso. Como resultado de este proceso se actualizan los documentos del proyecto.

3.    Grupo de proceso. Distribuir la información.

Este proceso se ejecuta a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todas las direcciones.

Entradas.

Pablo Lledó define dos entradas comunes con el PMBOK que son el Plan de Gestión de la Comunicaciones que es el resultado del proceso anterior, e informes del desempeño mismos que se utilizan para distribuir la información sobre el estado y desempeño del proyecto, deben estar disponibles para las reuniones del proyecto y ser lo más actualizados y precisos que sea posible.

El PMBOK incluye también los activos de proceso de la organización que se pueden influir en el proceso de distribuir la información mediante políticas procedimientos y plantillas.

Técnicas y Herramientas

Ambos Lledó y PMBOK definen las mismas las cuales son los métodos y herramientas de comunicación que no son más que las distintas alternativas que se dispone hoy día para distribuir la información como son: mensajería, correo electrónico, videoconferencias, bases de datos, prensa, inter e intranet, multimedia, etc. Todas estas herramientas según Lledó persiguen un objetivo fundamental el cual es asegurar por parte del Director de proyecto que las personas correctas reciban la información apropiada en tiempo y forma.

Salida.

Las salidas de este proceso son varias en las cuales existe coincidencia entre Lledó y el PMBOK, mismas que se citan a continuación.

Notificaciones a los interesados. Información suministrada a los interesados sobre las incidencias del proyecto, cambios y estado general.

Informes de proyecto. Incluyen lecciones aprendidas, registro de incidentes e informes de cierre.

Presentaciones del proyecto. Suministra información formal e informal a los interesados del proyecto

Registros del proyecto. Incluyen memorandos, minutas y otros documentos del proyecto.

Retroalimentación de los interesados. Información que se recibe de los interesados relativa al proyecto.

Lecciones aprendidas. Estas se documentan a fin de que formen parte de la base de datos histórica del proyecto.

 4.    Grupo de proceso. Gestionar las expectativas de los interesados.

Pablo Lledó y el PMBOK le otorgan esta gestión al Director de Proyectos, que es quien debe establecer los canales de comunicación con los involucrados para influir en sus expectativas, abordar inquietudes y resolver cualquier tipo de problema.

Entradas.                      

Pablo Lledó define cinco entradas comunes con el PMBOK que son:

Registro de interesados: Asegura que todos los interesados sean incluidos en las comunicaciones relativas al proyecto.

Estrategia de gestión de interesados: Determina una estrategia de gestión de expectativas de los interesados de modo que se cumplan sus metas y objetivos.

Plan para la dirección del proyecto: Este contiene el plan de comunicaciones.

Registro de Incidentes: Documenta y monitorea la resolución de incidentes.

Registro de Cambios: Documenta los cambios que se realizan durante el proyecto

El PMBOK incluye también los activos de proceso de la organización que se pueden influir en el proceso de gestionar las expectativas de los interesados.

Técnicas y Herramientas

Ambos Lledó y PMBOK definen las mismas, las cuales son los métodos de comunicación que fueron identificados para cada interesado en el plan de gestión de comunicación, habilidades interpersonales que son a las que recurre el director de proyecto para gestionar las expectativas de los interesados como son generar confianza, resolver conflictos, escuchar etc. Y por último habilidades directivas o de gestión que son las que permiten dirigir y armonizar a un grupo de personas para lograr un objetivo.

Salida.

En síntesis, las salidas de este proceso según Lledó y el PMBOK, son actualizaciones del proyecto, en activos de proceso, plan para la dirección del proyecto y documentos. Estas actualizaciones van a generar en el mayor de los casos solicitudes de cambio.

5.    Grupo de proceso. Informar el desempeño.

Implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base para comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto.

Entradas.

Pablo Lledó define cuatro entradas comunes con el PMBOK que son:

Plan para la dirección del proyecto: Suministra información sobre las líneas base del proyecto.

Información sobre el desempeño del trabajo: Presenta la información relativa a las actividades del proyecto.

Mediciones del desempeño del trabajo: Se utilizan para generar las métricas de actividad del proyecto, evalúa en avance real contra el planificado.

Proyecciones del presupuesto: Suministra información sobre los fondos adicionales que según se prevé serán requeridos para el trabajo restante, y estimaciones de la conclusión del proyecto.

El PMBOK incluye también los activos de proceso de la organización que se pueden influir en el proceso de informar el desempeño, incluyen plantillas, políticas y procedimientos.

Técnicas y Herramientas

Ambos Lledó y PMBOK definen las mismas, las cuales son:

Análisis de variación: Es una evaluación de la desviación entre las líneas base y el estado del proyecto.

Métodos de proyección: Se basa en predecir el desempeño futuro del proyecto con base en el desempeño real.

Métodos de comunicación: Son las reuniones de avance del proyecto que el director realiza para intercambiar y analizar información sobre el desempeño del proyecto

Sistema de generación de informes: Este sistema suministra una herramienta homologada para que el director de proyecto registre, almacene y distribuya a los involucrados la información relativa a costos, avance y desempeño del proyecto. 

Salida.

Las salidas de este proceso según Lledó y el PMBOK, son:

Informes de desempeño: Resumen la información recopilada, se presentan resultados de cualquier análisis cotejándolo siempre contra la línea base para tener una idea clara del desempeño del proyecto.

Solicitudes de cambio: El análisis del desempeño generalmente produce cambios, los cuales se procesan a través del proceso Control Integrado de cambios.

El PMBOK incluye también como salida, Actualizaciones de los procesos de la organización, en donde se actualizan los formatos de informe, y se documentan las lecciones aprendidas.
 

Mapa conceptual de los cinco procesos de la comunicación de los proyectos según el PMBOK y Pablo Lledó